Real Clear Insight – Ví dụ: “Chính sách sử dụng AI Tạo sinh”

Real Clear Insight là loạt bài viết chuyên đề được thực hiện bởi chuyên gia của EGP Vietnam giúp khách hàng, đối tác của chúng tôi cập nhật kiến thức chuyên môn, thông tin mới nhất về các lĩnh vực Kiểm toán nội bộ, Quản trị rủi ro và ESG.

Stephen Coates - stephen.coates@egp.vn

Stephen Coates là một chuyên gia tư vấn độc lập cung cấp cái nhìn rõ ràng và thực tế về các vấn đề ảnh hưởng đến các chuyên gia quản trị, rủi ro, tuân thủ, và kiểm toán nội bộ.

Bối cảnh

Các tổ chức đang dần bước vào môi trường làm việc ứng dụng AI nhằm nâng cao hiệu suất trong hoạt động kinh doanh và tăng cường tương tác với khách hàng cũng như các bên hữu quan khác. Việc này bao gồm cả trong các công việc thường nhật như lập hồ sơ kiểm toán, cũng như trong các nghĩa vụ thu thập dữ liệu và lập báo cáo ESG ở phạm vi rộng hơn. Việc thiết lập một chính sách về AI là điều thiết yếu nhằm bắt đầu xác lập “quy tắc” cho hành trình chuyển đổi, vốn có thể mang tính cách mạng đối với một số tổ chức.

Tài liệu Real Clear Insight này có thể được điều chỉnh phù hợp với các đặc thù riêng của tổ chức bạn, dù tổ chức đó đang triển khai mạnh mẽ các cải tiến hướng tới khách hàng bằng AI, hay đang âm thầm sử dụng công nghệ này để hỗ trợ quản lý các nghĩa vụ ESG, kỳ vọng kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, hoặc các chi phí vận hành khác trong bộ phận hỗ trợ.

Mục tiêu của Chính sách

Mục tiêu của chính sách này là nhằm đảm bảo việc sử dụng công nghệ AI Tạo sinh (Generative Artificial Intelligence – GenAI) được thực hiện một cách an toàn, đạo đức và có trách nhiệm. Chính sách nêu rõ các hướng dẫn và kỳ vọng đối với việc sử dụng các dịch vụ GenAI, bao gồm cả ChatGPT.

Các định nghĩa cần đưa vào Chính sách

ChatGPT (GPT là viết tắt của Generative Pre-trained Transformer) là một sản phẩm GenAI do OpenAI phát triển, phản hồi các câu lệnh (prompt) của người dùng bằng cách tạo ra nội dung mới dựa trên tập dữ liệu mà nó đã được huấn luyện. Phiên bản hiện tại của ChatGPT được xây dựng dựa trên dữ liệu từ internet đến một thời điểm nhất định trong quá khứ, luôn cũ hơn so với ngày hiện tại.

Hội đồng quản trị (Board) là cơ quan quản trị cấp cao nhất (ví dụ: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, hoặc Hội đồng Ủy thác), có trách nhiệm định hướng và/hoặc giám sát các hoạt động của tổ chức và yêu cầu ban điều hành chịu trách nhiệm giải trình.

Thành viên HĐQT (Director) là một trong các cá nhân thuộc Hội đồng quản trị.

Ẩn danh hóa dữ liệu (De-identification) là loại bỏ, ẩn danh hoặc che giấu thông tin cá nhân sao cho không thể dùng các dữ liệu đó để nhận diện một cá nhân. Quá trình này rất quan trọng nhằm bảo vệ quyền riêng tư và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

AI tạo sinh (GenAI) là công nghệ sử dụng máy học để tạo ra nội dung số như văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và mã lập trình dựa trên các tập dữ liệu lớn theo yêu cầu từ người dùng.

Thông tin cá nhân (Personal information) là bất kỳ thông tin nào có thể được sử dụng để nhận diện một cá nhân, trực tiếp hoặc gián tiếp, chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, email, thông tin gia đình, hoặc sự kết hợp các thông tin có thể xác định danh tính cá nhân đó.

Thành viên nhóm (Team members) bao gồm tất cả nhân viên, bất kể làm việc toàn thời gian, bán thời gian hay thời vụ. Định nghĩa này cũng bao gồm tình nguyện viên và nhân sự thuộc các đơn vị cung cấp dịch vụ cho tổ chức hoặc thay mặt tổ chức cung cấp dịch vụ.

Phạm vi áp dụng của Chính sách

Chính sách này áp dụng đối với tất cả thành viên nhóm và Thành viên Hội đồng quản trị có sử dụng các dịch vụ và sản phẩm AI Tạo sinh (Generative Artificial Intelligence – GenAI), chẳng hạn như ChatGPT, bất kể sử dụng thiết bị thuộc sở hữu của tổ chức hay thiết bị cá nhân (BYOD – Bring Your Own Device), trong quá trình thực hiện công việc.

Chính sách của Hội đồng quản trị

“Chúng tôi cam kết xây dựng một văn hóa đổi mới sáng tạo, bao gồm cả việc ứng dụng công nghệ mới và tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách hiệu quả. Hội đồng quản trị thừa nhận rằng công nghệ AI Tạo sinh (GenAI) mang lại những cơ hội to lớn, đồng thời cũng đi kèm với những rủi ro và thách thức. Chúng tôi cam kết sử dụng GenAI một cách có trách nhiệm và đạo đức, phù hợp với các giá trị và kỳ vọng của tổ chức, bao gồm cả khách hàng, nhà cung cấp và các bên hữu quan khác. Chúng tôi áp dụng phương pháp chủ động và dựa trên đánh giá rủi ro trong việc lựa chọn và sử dụng công nghệ GenAI, thông qua việc quản lý rủi ro hiệu quả với quy trình đánh giá, quản trị và giám sát của con người đối với tất cả các dịch vụ GenAI mới và đang nổi lên.

Việc cấp quyền truy cập công nghệ GenAI cho thành viên nhóm sẽ được thực hiện tương tự như các hệ thống hoặc tập dữ liệu khác, dựa trên vai trò công việc, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức, cũng như nhu cầu công việc. Quyền truy cập có thể được giới hạn trong một khoảng thời gian cụ thể và có thể được xem xét lại khi có thay đổi về vị trí hoặc tình trạng làm việc. Các thành viên nhóm được kỳ vọng sẽ sử dụng công nghệ GenAI để thực hiện các nhiệm vụ nhằm nâng cao năng suất, hiệu suất và chất lượng công việc của họ, phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức và các hướng dẫn liên quan đến trường hợp sử dụng và mức độ chấp nhận rủi ro.”

Các Nguyên tắc GenAI của Việt Nam hỗ trợ các trường hợp sử dụng

Chín Nguyên tắc AI (AI) của Việt Nam trong nghiên cứu và phát triển các hệ thống AI có trách nhiệm, hướng đến một xã hội lấy con người làm trung tâm, đã đặt nền tảng cho việc sử dụng AI trong các tổ chức tại Việt Nam.

Tinh thần hợp tác, thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Công nghệ GenAI phải mang lại lợi ích cho cộng đồng và môi trường.
Minh bạch. Cần có sự minh bạch và công bố có trách nhiệm để mọi người có thể hiểu khi họ đang bị ảnh hưởng đáng kể bởi GenAI, và cần được xác định rõ ràng khi một hệ thống AI đang tương tác với họ.
Khả năng kiểm soát. Công nghệ GenAI cần phải bao trùm, dễ tiếp cận, và không gây ra phân biệt đối xử không công bằng đối với cá nhân, cộng đồng hoặc nhóm người.
An toàn. Các hệ thống GenAI phải vận hành đáng tin cậy và đúng với mục đích thiết kế ban đầu.
Bảo mật. Đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu khi sử dụng các hệ thống AI.
Quyền riêng tư. Công nghệ GenAI phải tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư, đảm bảo an ninh và an toàn cho dữ liệu cá nhân.
Tôn trọng quyền con người và nhân phẩm. GenAI phải tôn trọng quyền con người, sự đa dạng và quyền tự chủ của cá nhân.
Hỗ trợ người dùng. Khi hệ thống GenAI ảnh hưởng đáng kể đến cá nhân, cộng đồng hoặc môi trường, phải có quy trình kịp thời để mọi người có thể khiếu nại, phản hồi hoặc phản biện việc sử dụng hoặc kết quả của công nghệ GenAI.
Trách nhiệm giải trinh. Người chịu trách nhiệm đối với công nghệ GenAI phải được xác định rõ, có trách nhiệm về kết quả mà công nghệ mang lại, đồng thời phải có sự giám sát của con người.

Ví dụ về Quy trình Phê duyệt Truy cập GenAI

Các thành viên trong nhóm muốn sử dụng dịch vụ GenAI trước tiên phải gửi yêu cầu phê duyệt tới Quản lý trực tiếp, dựa trên mục đích công việc rõ ràng và hợp lý. Sau khi được phê duyệt, thành viên nhóm cần hoàn thành Mẫu Đánh giá GenAI để đánh giá và ghi nhận các thông tin sau:

Dịch vụ GenAI đề xuất;
Mục đích sử dụng, bao gồm bất kỳ dữ liệu nào có thể được chia sẻ;
Các chi phí liên quan (nếu có);
Người chịu trách nhiệm chính đối với sản phẩm hoặc dịch vụ GenAI đó;
Danh sách thành viên nhóm sẽ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ;
Sự phê duyệt của Quản lý.

Bất kỳ thay đổi nào trong mục đích sử dụng đã đề xuất đều cần được phê duyệt riêng biệt. Tự động phê duyệt mà không cần đánh giá thêm nếu đáp ứng các tiêu chí được xác định trước và đảm bảo rủi ro thấp đối với tổ chức. Đối với những dịch vụ GenAI không đáp ứng các tiêu chí này, chúng sẽ phải được đánh giá các yếu tố an toàn, quyền riêng tư và tuân thủ thông qua các bộ phận Dịch vụ Công nghệ, Pháp lý và Mua sắm (nếu cần), trước khi được chấp thuận đưa vào sử dụng, bất kể chi phí liên quan là bao nhiêu. Bộ phận Dịch vụ Công nghệ có trách nhiệm duy trì danh sách cập nhật các ứng dụng GenAI đã được phê duyệt và các trường hợp sử dụng phù hợp.

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu

Thành viên nhóm không được sử dụng các dịch vụ GenAI để tạo, xử lý hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm, bảo mật, cá nhân hoặc riêng tư trừ khi đã có các biện pháp bảo vệ và bảo mật dữ liệu phù hợp. Thành viên nhóm cần đảm bảo rằng các quy trình ẩn danh hóa dữ liệu (de-identification) đã được áp dụng đầy đủ nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm, đảm bảo quyền riêng tư và tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu.

Tính chính xác và mức độ phù hợp

Thành viên nhóm chịu trách nhiệm xác minh tính chính xác và mức độ phù hợp của bất kỳ nội dung nào được tạo ra bởi dịch vụ GenAI trước khi sử dụng trong các văn bản chính thức, thông tin liên lạc hoặc quy trình ra quyết định. Thành viên nhóm cần xem xét kỹ lưỡng nội dung được tạo và cân nhắc những hạn chế của công nghệ, bao gồm các yếu tố như định kiến, phân biệt đối xử, tính chính xác thực tế, tính cập nhật. Thành viên nhóm luôn phải kiểm chứng nội dung bằng các nguồn thông tin khác. Việc sử dụng nội dung từ GenAI không miễn trừ trách nhiệm nghề nghiệp của thành viên nhóm về độ chính xác và chất lượng công việc của họ.

Sử dụng có đạo đức

Thành viên nhóm không được sử dụng GenAI vào các mục đích phi đạo đức, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hành vi phân biệt đối xử, quấy rối, gây hại hoặc độc hại.

Trích dẫn và ghi nhận

Việc trích dẫn nội dung được tạo bằng công nghệ GenAI đang trong quá trình phát triển và có thể thay đổi theo thời gian. Thành viên nhóm cần tuân thủ các nguyên tắc trích dẫn tiêu chuẩn, ghi nhận đóng góp của dịch vụ GenAI hoặc nội dung đã ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ, đặc biệt trong các tài liệu công khai hoặc được xuất bản. Thành viên nhóm phải nêu rõ khi công nghệ hoặc nội dung GenAI được sử dụng trong quy trình ra quyết định chính thức, đảm bảo tính minh bạch và tránh việc hiểu sai/mạo nhận.

Rà soát và đánh giá chính sách

Chính sách này cần được rà soát định kỳ để đảm bảo tính phù hợp, hiệu lực và nhất quán với các quy định pháp luật hiện hành. Do công nghệ GenAI phát triển nhanh chóng, việc rà soát chính sách sẽ được thực hiện khi cần thiết hoặc tối thiểu mỗi năm một lần.

Lợi ích chính của việc ứng dụng AI trong báo cáo ESG

Tính chính xác và độ tin cậy là yếu tố then chốt trong báo cáo ESG, đặc biệt trong bối cảnh các quy định đang thay đổi theo từng khu vực. AI hỗ trợ hiệu quả nhờ khả năng tự động hóa quy trình xác thực dữ liệu. Hệ thống AI có thể:

Tự động thu thập dữ liệu;
Kết nối với các hệ thống vận hành;
Chuẩn hóa và hài hòa dữ liệu;
Quản lý cấu trúc và phân cấp dữ liệu;
Hỗ trợ kiểm toán dữ liệu và đánh giá tính toàn vẹn dữ liệu, với khả năng truy vết dữ liệu rõ ràng về nguồn gốc.

Bước tiếp theo

Để hiểu rõ hơn về TeamMate, Envizi, GreenTrack®, với sự hỗ trợ từ AI, hãy đặt lịch hẹn với Enterprise Governance Platform – Vietnam tại info@egp.vn.

Stephen Coates CIA CISA CGAP CRMA PFIIA FGIA được biết đến với công việc của mình trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ, và Stephen sống cùng gia đình tại Việt Nam và Australia. Năm 2022, Stephen đã được trao Giải thưởng Bob McDonald từ Viện Kiểm toán Nội bộ - Úc vì đóng góp xuất sắc cho nghề nghiệp kiểm toán nội bộ. Stephen mang lại cái nhìn rõ ràng và thực tế về các vấn đề ảnh hưởng đến quản lý, rủi ro, tuân thủ; và kiểm toán nội bộ. Stephen rất vui lòng được có mặt tại sự kiện của quý khách hàng, từ các sự kiện nhỏ trong phòng họp đến các hội trường hội nghị đông đúc. Stephen có thể di chuyển đến gần như bất kỳ đâu trên thế giới hoặc tham gia trực tuyến.